Существует несколько способов управления бухгалтерским учетом, некоторые из которых более обременительны, чем другие. Одним из вариантов, который дает преимущества как бизнесу, так и сотруднику, является использование топливной карты компании.
Если вы никогда раньше не пользовались топливной картой, возможно, вы не совсем уверены в том, как она работает, но на практике это удивительно просто. Ваша компания выдает вам топливную карту, которую вы передаете вместо кредитной карты или наличными при оплате топлива. Распространенное заблуждение заключается в том, что вы можете быть ограничены станциями, которые вы можете использовать. Хотя не каждая автозаправочная станция будет участвовать в системе топливных карт, их огромное количество. Если вы хотите узнать, где находится ваша ближайшая точка заправки, вы можете использовать онлайн-локатор сайта или приложение для смартфона, чтобы отследить ближайшую точку заправки. На практике вы никогда не будете так далеко от станции, которая принимает топливные карты. Топливные карты для юридических лиц имеет множество преимуществ как для себя, так и для клиентов.
Как уже упоминалось выше, когда вам нужно заправиться, вам просто нужно сдать свою топливную карту компании в пункте выдачи наличных. Нет необходимости носить с собой кредитную карту, наличные или любые другие средства оплаты; топливная карта — это единственный кусок пластика, который вам нужен для заправки бака. Компания, предоставляющая топливные карты, выставит вашей компании счет напрямую с помощью группового счета за покупки от всех водителей, так что это беспроблемный вариант для всех заинтересованных сторон.
Без использования топливной карты компании сотрудники обязаны хранить документы, в которых указано, сколько они потратили и на что. Обычно это означает необходимость хранить невзрачные квитанции с заправочных станций, неудобства и административную головную боль. Поскольку поставщики топливных карт отправляют подробные счета работодателям, нет необходимости хранить квитанции. Эти подробные квитанции достаточными для своих целей, избавляя сотрудников от необходимости вести дальнейшую бумажную работу. В зависимости от того, как ваша компания управляет возмещением расходов, необходимость оплачивать расходы на топливо авансом может оказаться дорогостоящим бизнесом. Многие крупные фирмы обрабатывают расходы раз в месяц; если вы регулярно ездите по дорогам, это означает, что вы всегда будете без денег, ожидая, пока ваш работодатель вернет вам деньги, которые вы были вынуждены заплатить, чтобы иметь возможность выполнять свою работу!